Shadow AI מתחיל לעיתים בניסיון לפתור בעיה: חשבון ניסיון, תוסף דפדפן או עוזר בתוך ה־CRM. קל יותר לגלות את השימוש כשהעובדים יכולים להסביר את הצורך בלי לחשוש מהאשמה.
שואלים על התהליך כולו
אילו כלים חינמיים ואילו בתשלום? האם נכנס אליהם מידע של לקוח או עובד? האם החשבונות מחוברים למערכת הזהויות הארגונית? האם הכלי רק מציע תשובה או גם משנה רשומות?
הופכים את המיפוי לתהליך ניהולי
מתעדים מטרה, מידע, ספק והרשאות. מעריכים את הסיכון, בוחרים בקרות מתאימות ומגדירים אחראי. ISO 42001 יכול לספק מסגרת רחבה לתיעוד ולבחינה חוזרת של ההחלטות עם התפתחות השימוש בארגון.